Dentro de los primeros meses del año, la Ley General de Sociedades Mercantiles nos obliga a celebrar la asamblea ordinaria anual de cada sociedad, junto con la celebración de la asamblea, se debe realizar el acta correspondiente que contenga todo lo tratado y discutido dentro de la asamblea, pero ¿es importante cuidar esas actas? ¿pueden hacerse de forma electrónica o siempre en papel? Pues bueno, aquí una breve guía sobre estas obligaciones.
Obligación mercantil de contar con los Libros Corporativos
La Ley General de Sociedades Mercantiles regula la obligación de mantener en nuestra sociedad los siguientes libros corporativos:
- Libro de Socios: artículo 73;
- Registro de accionistas: artículo 128;
- Libro de Actas de Asambleas: artículo 194;
- Libro de Registro de Variaciones de Capital: artículo 219 y;
- Libro de Sesiones del Consejo de Administración.
Obligación fiscal de contar con los Libros Corporativos
De conformidad al Código Fiscal de la Federación en su artículo 28, las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
- Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:
- Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación…
Forma de Conservar los Libros Corporativos
La conservación de los libros corporativos podrá realizarse en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, de conformidad con lo establecido por el artículo 46 Bis del Código de Comercio.
Según el artículo 34 de dicho Código, cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, los comerciantes deberán llevar un libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.
Los comerciantes podrán optar por conservar el libro mayor y sus libros de actas en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría.
Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
Lo anterior, de conformidad a lo dispuesto por el artículo 89, tercer párrafo y 89 Bis del Código de Comercio, mismos en los que se permite el empleo de medios electrónicos y se les otorga total validez jurídica, siempre y cuando cumplan lo establecido en la NOM-151-SCFI-2016.
Si la sociedad tiene sus registros en formato electrónico ¿deben imprimirse para encuadernarse?
Si la ley requiere que un documento sea conservado y presentado en su forma original, ese requisito quedará satisfecho si se acredita que la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se ha mantenido integra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y esta pueda ser accesible para su ulterior consulta, según lo dispuesto en el tercer párrafo del artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles. Por lo anterior, si queda satisfecho el referido requisito, no será necesario imprimir y encuadernar los registros corporativos.
Asimismo, conforme el artículo 46-Bis del Código de Comercio, los comerciantes pueden realizar la conservación o digitalización de toda o parte de la documentación relacionada con sus negocios, incluyendo los libros corporativos; para ello, si se decide por la digitalización, se debe observar lo dispuesto en la NOM-151-SCFI-2016 sobre conservación de mensajes de datos.
Plazos Para Conservar Los Libros Corporativos
El artículo 46 del Código de Comercio prevé la obligación de conservar los libros, registros y documentos del negocio por un plazo mínimo de diez años.
En materia fiscal, el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación impone la conservación de las actas constitutivas y las actas en las que se haga constar el aumento o disminución de capital, fusión o escisión de las sociedades, por todo el tiempo en que subsista la sociedad de que se trate.
De actualizarse el hecho de disolución y liquidación de la sociedad, la Ley General de Sociedades Mercantiles, obliga a los liquidadores a mantener en depósito los libros y papeles de la sociedad, durante 10 años después de la fecha en que se concluya la liquidación.
Infracciones
De conformidad a lo establecido por el artículo 83 fracción II y VI del Código Fiscal de la Federación, son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, las siguientes:
II. No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales; no cumplir con las obligaciones sobre valuación de inventarios o no llevar el procedimiento de control de los mismos, que establezcan las disposiciones fiscales.
VI. No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales.
De igual modo, conforme al artículo 84 fracción II y V del Código Fiscal de la Federación, se establece que a quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de llevar la contabilidad a que se refiere el artículo 83, se impondrán las siguientes sanciones:
II. De $330.00 a $7,570.00, a las establecidas en las fracciones II y III.
V. De $920.00 a $12,100.00, a la señalada en la fracción VI.
Por último, el Código Fiscal de la Federación en su artículo 111, fracción II dispone que se comete un delito cuando el contribuyente registre sus operaciones sociales en dos o más libros con diferente contenido; dicho delito será castigado con una pena de tres meses a tres años de prisión.
La obligatoriedad de tener actualizados los libros contables y corporativos, además de evitar algunas eventualidades de carácter fiscal que pueden derivar en la imposición de revisiones, multas y hasta de penas privativas de la libertad, trae como beneficio el otorgamiento a la empresa de una herramienta probatoria ante cualquier autoridad en ejercicio de sus facultades de comprobación, y en los juicios de carácter mercantil, ya que su existencia da prueba de su realización.
Por lo tanto, resulta indispensable que una sociedad o un comerciante lleven su contabilidad y presenten sus libros corporativos.
Mtro. Miguel Angel Arévalo